こんにちは
協創マネジメントパートナーの古厩です。
突然ですが
社員に業務改善を求める本当の意味は何でしょうか？
御社では業務改善をするということが目的化していませんか？
業務改善を行うことの意味を社員は理解していない！？
毎年、秋口になると新人や若手社員（２年目～３年目）の
フォローアップ研修に登壇せていただくことが多くなります。
そして多くのフォローアップ研修の中で
業務改善がテーマの一つとして取り上げられます。
場合によっては、すでに職場で業務改善を日々求められ
ある期日までに資料にまとめ、部門内で発表をすることを
求められる会社もあります。
研修では業務上の問題の発見の仕方や
問題解決の手法を学ばせたいという研修事務局の意向に沿って、
問題解決スキルを伝えその場で演習を行っていきます。
参加されている受講者の方からのアンケートを見ると
「問題解決の手法が分かったのですぐに実践してみたい」
「先輩が発表した資料を見ながら、自分なりに行っていたが
いまいち、本当に改善につながるか分からなかったが行う手順が分かった」
といった、声をいただけて講師としては
まずは及第点をもらえたと思い、安心をします。
しかし
過去に受講した受講生と他の研修でお会いすることがありますが、
その際、
「フォローアップ研修で検討した業務改善はその後どうなった？」
と聞くと、だいたい
「上手く成果報告会で発表出来ました」
といった言葉が返ってきます。
続けて
「今行っている業務改善はなに？」
と聞くと
「今は、目先の業務が忙しくてなかなか出来ていなんですよ‥」
という言葉が返ってきて、それ以上業務改善の話題は進まないことが多いです。
このような会話をするたびに、本当にあの研修で良かったのか？
と自問自答することになります。
それは
業務改善をすることが目的化してしまっているのではないか？
ということです。
業務改善と利益向上の関係性をイメージできていないのではないか？
では
なぜ、業務改善活動が継続していないのでしょうか？
一つには、若手社員から中堅・ベテラン社員となるにつれて
職場の中心となり業務を自立して行うことが求められるようになります。
そして、高い成果を挙げることを求められることになります。
そのため売上を確保するために目先の業務をしっかりと完遂することに
目が向きがちになっていきます。
そして、業務改善は後回しになっていきます。
これは、
業務改善で時間がとられる
↓
本来業務を行う時間が少なくなる
↓
自身の目標が達成できなくなる
という意識が起因していると思います。
言ってみれば
本来業務＝収益につながる仕事
業務改善＝発表のために行わされた作業
という色分けを、
いつの間にかしてしまっているのではないかと思います。
本来、業務改善は
業務を効率化させ、筋肉質で体力のある組織を作り、
その維持を図ることで、会社の利益を向上させる
ために行うことだと
私は考えます。
この定義の中の最後の部分
「会社の利益を向上させる」
といことが、
受講者にしっかりと腹落ちさせ切っていないかったのでは
ないかと思い、この点は私の改善点ということになろうかと思います。
「お金のブロックパズル」を理解することで、業務改善の意義を把握しやすくなる
＊お金のブロックパズルの作り方については以下の記事にまとめていますので
詳しくはそちらをご覧ください
【第61回】まとめ：お金のブロックパズルの作り方と使い方
https://ksf-consul.com/2020/09/20/blog/61bloclkpuzzlematome/
では
社員に業務改善の意義を理解してもらうために
どうすれば良いでしょうか？
そのためには
１．会社のお金の流れを「お金のブロックパズル」でざっくりとで良いので
理解させる
２．「お金のブロックパズル」のどの項目が自分の属している部署に関係が
深いか理解させる
３．業務改善をすることで、どの数字が変動するかを理解させ、
最終的に利益にどのように影響を与えることが出来るかを理解させる
といったことが必要となります。
ざっくりととしてですが
お金のブロックパズルの各項目と会社の部署との関係は
変動費：購買部門
人事部：人事部門
その他：総務・経理部門
売上に関しては
売上＝客数×客単価×リピート率
に分解して
客数：営業部門
客単価：商品開発部門、営業部門
リピート率：カスタマーサービス部門、営業部門
となります。
（もちろん、これはざっくりとした関係となるので 実際はもっと複雑に絡み合っています）
このような関係性を示したうえで
各部門でそれぞれの項目を増減させる方法を業務改善として考え
実行するようにしていくと
継続的な業務改善が出来るようになると思います。
「お金のブロックパズルの作り方」を紹介する無料セミナーを行っています。
詳しくは下記のページをご覧ください。
【１０月開催】 無料セミナー：脱★ドンブリ経営ZOOMセミナー
https://ksf-consul.com/2020/09/26/seminar/10gatudatudonburi/
それでは、また明日お会いいたしましょう。
