働き方改革が叫ばれていますが、業務量自体は増えることがあったとしても減ることがない状況です。
では、このような状況において我々はどうすれば良いのでしょうか？
その一つの回答として業務の生産性をできるだけ上げることが必要ではないかと思います。
では生産性を上げるために見るべきポイントはどんなところでしょう。
- 業務目的の明確化
- 業務目標の再定義
- 業務プロセスの見直し
- タイムマネジメントの見直し
- 各メンバーの役割の再定義
- メンバー間のコミュニケーションの再設計
などが上がってくるかと思います。
上記は実は管理職が行うべきことであると信任管理職研修などでよく取り上げる内容に近いものです。
この視点で、「無理」「無駄」「ムラ」がないかを一つづつチェックするところから始められると良いと思います。
これまでお伺いしたことのある企業さまでお聞きした事例ですが、
営業企画部門に於いて毎月に営業分析レポートを発行しているとします。この業務には企画部員が月末の締め後作成を開始し、1週間かけて作っていました。出来上がったレポートは各営業管理職にプリントアウトしたものを各部門の資料配布BOXに投函するようにルール化されています。
では、このレポートを活用されていたのでしょうか。
実は誰の目にとまることなく、活用されていませんでした。
何故か。
それは配布されたレポートは、部門の新人がコピー機でPDF化し、部門の全員が見ることが出来るようにネット上の部門の共有フォルダに格納するように指示を受けていたのです。
営業分析レポートを作成を始めた当初は各部門長が活用したいと言って作成が始まったものかもしれませんが、時間がたち当初の役目がなくなってしまったと、笑えない状況になっていたという落ちです。
このように前からやることになっているからという理由だけで惰性で続いている業務があなたの部署にもありませんか？
再度業務の目的から見直してみることをおすすめ致します。